Una organización y un almacenamiento de documentos y registros adecuados son cruciales para el buen funcionamiento de cualquier oficina. Los materiales de archivo son una gran herramienta para mantener la información de una empresa ordenada y de fácil acceso. Con la gran variedad de materiales de archivo disponibles en el mercado, es importante conocer las diferentes opciones para que cada empresa seleccione las mejores según sus necesidades. Desde las clásicas carpetas y archivadores hasta los modernos sistemas de almacenamiento digital. Existen múltiples tipos para elegir. En este artículo, te mostraremos los diferentes tipos de materiales de archivo de oficina, y su uso adecuado, para ayudarte a elegir la mejor opción para tu negocio.
Los mejores materiales de archivo de oficina
¿Quieres ponerte en marcha y ordenar todos los papeles y archivos de tu despacho? Presta atención al siguiente listado porque en él encontrarás los mejores materiales de archivo para tu oficina:
- Carpetas
Las carpetas son uno de los materiales de archivo más comunes en cualquier oficina. Están disponibles en una amplia variedad de tamaños y materiales, como cartón, plástico y papel. Se pueden encontrar carpetas con diferentes tipos de cierres como broches, cordones y gomas elásticas. Se trata, por tanto, de una solución ideal para archivar documentos importantes como facturas, recibos, contratos y demás correspondencia.
- Archivadores
Los archivadores son otro tipo de material de archivo muy habitual en oficinas y despachos. Al igual que las carpetas, estos se fabrican en una amplia variedad de tamaños y materiales como cartón, metal y plástico. También vienen con diferentes tipos de cierres, desde cerraduras hasta cierres de cremallera. Los archivadores son muy útiles para almacenar documentos importantes que requieren una mayor protección. Por ejemplo, registros financieros e información del personal.
- Cajas de archivo
Las cajas de archivo suelen ser utilizadas para almacenar a largo plazo documentos que no se necesitan con frecuencia, como registros financieros y de personal antiguos. Están hechas de cartón resistente y se pueden encontrar en diferentes tamaños con una amplia gama de diseños.
- Etiquetas de archivo
Las etiquetas de archivo tienen como función principal etiquetar y clasificar documentos. Pueden imprimirse o rotularse a mano y suelen emplearse para organizar documentos en carpetas y archivadores.
- Separadores de archivo
Si necesitas dividir y clasificar documentos dentro de una carpeta o archivador, no te olvides de los separadores de archivo. Los hay de diferentes materiales, como cartón y plástico, y tamaños. Gracias a estos, podemos organizar documentos en carpetas y archivadores para que su búsqueda sea mucho más sencilla.
- Fundas de plástico
Uno de los elementos que más nos pueden ayudar a proteger nuestros documentos son las fundas de plástico y es que, factores como la suciedad, el polvo y la humedad pueden ser muy dañinos.
- Ficheros
Estos materiales de archivo son muy cómodos si tenemos nuestra información recogida en fichas de clientes, servicios o productos. Los ficheros son ideales para empresas que necesitan organizar grandes cantidades de datos en un formato fácil de usar.
En resumen, existe en el mercado una amplia variedad de materiales de archivo disponibles para ordenar nuestra oficina o despacho. Las carpetas, los archivadores, las cajas de archivo, las etiquetas de archivo, los separadores de archivo, las fundas de plástico y los ficheros son sólo algunos de los más comunes en la actualidad.
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