Los roles en una reunión de trabajo
Las reuniones de trabajo son fundamentales para que el funcionamiento de cualquier negocio sea el mejor posible. Dentro de ellas, hay que saber distinguir cuáles son los correspondientes roles que las componen. Además, tenemos que contar con que estas reuniones sean lo más productivas posible.
Muchas reuniones no cuentan con una preparación previa, una agenda planificada con anterioridad o incluso tienden a perder el enfoque inicial de la misma. Por eso, en este post queremos hablar sobre lo que hay que tener en cuenta para que las reuniones resulten productivas y efectivas.
Elementos de una reunión productiva
Para llegar a tener una reunión lo más productiva posible, hay que tener en cuenta diferentes factores. El más importante es la asignación de participantes, la cual debe establecer un número prudente. En concreto, para tomar una decisión en cualquier reunión o lograr resolver un problema, lo ideal es que el número de participantes no exceda de 8 personas. Esto es debido a que cuanto mayor número de personas, mayor probabilidad de conflicto existirá.
Roles de una reunión productiva
Estos participantes deben tener un rol asignado, ya que establecer roles a cada uno de ellos nos permitirá gestionar de mejor manera el tiempo durante el transcurso de la reunión. Dejar claros los roles de la reunión y sumarlos a una buena planificación previa, incluida una agenda con objetivos, será lo idóneo para asegurar el éxito de esta.
A la hora de determinar los diferentes roles, estos serían los más importantes para poder lograr una reunión productiva:
Líder o conductor: es la persona que modera la reunión y lleva siempre el hilo conductor. Es el rol más importante, ya que es el que marca las pautas y comunica las diferentes reglas para discutir los distintos temas a tratar.
Coordinador: es el que se encarga de definir los objetivos, elaborar la agenda, asignar el tiempo de duración, y al mismo tiempo, velar por que se cumplan todos los requisitos anteriores. Además, es el que lleva a cabo la convocatoria y gestiona el sitio, catering y equipos necesarios para su ejecución.
Redactor: es el que tiene que ir anotando cada cuestión relevante de la reunión. Entre estas cuestiones se encuentran todo lo acontecido y las conclusiones finales. Una vez finalizada, se encarga de compartirlas con cada participante.
Participantes activos: son parte fundamental para poder lograr los objetivos de la reunión, ya que son los especialistas en los temas a tratar. Ellos preparan toda la información técnica necesaria para poder debatir y tomar las decisiones oportunas.
En definitiva, las reuniones son como la vida misma, cada uno de los participantes tiene un rol asignado, que dependiendo de ellos, tendrá mayor o menor relevancia dentro de esta, pero sin duda, todos son necesarios para lograr que sea productiva y eficiente.
