Si necesitas alquilar una sala de conferencias para una reunión de negocios o una presentación corporativa, empezar puede ser la parte más difícil. Puede parecer sencillo, pero con tantas opciones en tu zona, es posible que pases por alto detalles que podrían acabar pasándote factura.
Antes de alquilar una sala de reuniones, es importante que tengas en cuenta éstas recomendaciones que te damos:
1. El ambiente de la sala de reuniones
No todas las salas de reuniones son iguales. Tampoco lo son los tipos de reuniones que se realizan en ellas.
Si te reúnes con clientes o clientes potenciales, elige una sala que proyecte profesionalidad.
Si se trata de un taller de un día de duración, es posible que necesite un espacio flexible con servicio de catering en el lugar.
¿Tienes previsto realizar presentaciones? En ese caso quizás necesites un pequeño escenario. Como mínimo, necesitas un equipo audiovisual de alta calidad para el evento.
También hay que tener en cuenta el tamaño: ¿Quieres que la sala parezca espaciosa o llena cuando todos los asistentes estén allí?
2. Servicios e instalaciones que se ofrecen
Al considerar el alquiler de una sala de conferencias, debes saber qué incluye. Hay algunas cosas básicas que puedes necesitar, como por ejemplo:
- Wi-Fi fiable para todos los asistentes
- Un micrófono para los oradores
- Un proyector
- Capacidades de videoconferencia
- Una impresora
El personal de ayuda es otro factor. Por ejemplo, el personal informático o los servicios de catering del lugar pueden quitarte mucho peso de encima. Lo último que necesitas es que la tecnología falle en medio de la reunión sin ningún tipo de apoyo. Averigüa qué tipo de asistencia se incluye en el alquiler de la sala de reuniones antes de elegir el lugar.
3. Comodidad y accesibilidad
Ten en cuenta a tus asistentes cuando selecciones la sala de reuniones. Es necesario crear una experiencia cómoda para ellos:
- Eligiendo un lugar cercano, para que el desplazamiento sea mínimo
- Organizar un amplio aparcamiento gratuito o de bajo coste
- Ayudar a los asistentes a viajar en transporte público
Aunque puede ser más barato elegir un lugar de reunión que esté un poco alejado, esto podría suponer un inconveniente para tus asistentes.
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En resumen, sabemos que alquilar una sala de reuniones en Madrid no es tarea fácil, ya que entran muchos factores en juego. Es por ello que en el presente artículo se mencionan algunas recomendaciones a tener en cuenta antes de realizar el alquiler. Por otra parte, en Toledo 46 center te ayudamos a encontrar la sala de reuniones perfecta para ti.
